HRD SPOT

Tentang Pelatihan

Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System(RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System disahkan dalam UU No.43/2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam PP No.28/2012.  Sedangkan Electronic Filing System disahkan dalam UU No.11/2008tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam PP No.82/2012.

Di dalam sistem EFS terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.

Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

MANFAAT PELATIHAN

• Peserta mampu memahami regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
• Peserta memahami pengertian electronic filing, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
• Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
• Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen electronic filing.
• Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system dalam electronic filing.
• Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di semua organisasi.
• Mampu membuat document digital hasil scanning yang bisa dicopy textnya (dibaca secara content).
• Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi dengan password pada document digital.
• Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi electronic filing dalam organisasi.
• Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filingwith Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System.

TARGET PESERTA

Staff atau leader yang bertanggung jawab dalam proses electronic filing document

METODE PELATIHAN

Pelatihan electronic filing implementation ini disampaikan dengan cara Terangkan – Tunjukkan – Lakukan. Dengan metode ini peserta akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan akan diajak untuk langsung menggunakannya.

OUTLINE MATERI PELATIHAN

Electronic filing implementation

Session 1

• Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
• Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut : 1) Kearsipan, 2) Arsip dinamis, 3) Arsip aktif, 4) Arsip inaktif, 5) Arsip vital, 6) Arsip statis, 7) Unit pengolah, 8) Unit kearsipan, 9) Jadwal Retensi Arsip, 10) Penyusutan arsip, 11) Pemusnahan arsip, 12) Penyerahan arsip statis, 13) Pemeliharaan arsip, 14) Penggunaan arsip, 15) Pemberkasan, 16) Retensi arsip
• Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
• Contoh SOP Manajemen Kearsipan.

Session 2

• Model records continuous model pada sistem manajemen electronic filing.
• Electronic Imaging System.
• Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
• Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .pdf edited.
• Menambahkan text pada digital document.
• Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document .

Session 3

• Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi khususnya electronic filing.
• Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
• Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
• Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
• Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
• Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.

Session 4

• Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
• Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
• Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
• Document Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
• Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.

TEMPAT

Hotel Amaris La Codefin Kemang*

Jakarta

*Kepastian tempat akan kami beritahukan kemudian.

FASILITAS & KELENGKAPAN TRAINING

• Modul pelatihan dan seminar kit.
• Sertifikat pelatihan.
• Lunch & coffee break.
• Souvenir, selama persediaan masih ada.
• Tidak termasuk penginapan dan transportasi.